UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL

ESCUELA DE INFORMATICA

UTILITARIOS II

Alumno: Joffre Vinicio Salinas Cuenca

Curso: 3er Quimestre “A”

INTRODUCCION A OPENOFFICE CALC

Bienvenido a OpenOffice.org Calc la planilla de cálculo libre de Sun Microsystems, esta aplicación

es indispensable en la administración de cualquier empresa u organismo, nos da la posibilidad de

generar cálculos en tiempos muy cortos y manejando grandes volúmenes de datos, con el agregado

de poder visualizar estos valores a través de importantes gráficos, también se desempeña como una

muy buena gestora de datos.

¿QUE ES CALC?

CALC es un programa diseñado para la manipulación de cantidades ubicadas en tablas. Se pueden realizar cálculos complejos con dichas cantidades, formulas, funciones y generar gráficas. Posee incluso funciones específicas para acceder a bases de datos.

LA VENTANA DE CALC

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE ELEMENTOS

En la ventana de trabajo de Calc podemos distinguir varias partes bien diferenciadas que pasamos a describir a continuación.

La barra de título, botones de control y botones de ventana.

Tienen la función de controlar la ventana de Calc. En el título de la ventana de OpenOffice Calc aparece el nombre del documento actual, en el caso de la imagen anterior "Sin título 1".

La barra de menús.

Permite el acceso a los menús de Calc. La mayoría de las operaciones llevadas a cabo en Calc se realizan a través de las opciones de la barra de menús. Para acceder a cualquiera de las opciones de la Barra de menús, basta con hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.

Las diferentes opciones de los menús de la hoja de cálculo son:

• Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Calc. (Existen submenús)
  
• Opción de menú con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos suspensivos significan que hay algo mas...)
  
• Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación concreta.
  
• Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.
  

El método más rápido para acceder a los menús de Calc es hacer un clic con el ratón sobre las distintas opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú empleando el teclado se deben pulsar simultáneamente las teclas ALT y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder. Si queremos por ejemplo acceder al menú de Ver bastará con pulsar simultáneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con ALT+V.

Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Las Barras de Herramientas.

También llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rápida y por medio del ratón algunas de las opciones de uso mas frecuente de Calc. Estos botones sirven para agilizar la realización de estas tareas mediante un simple clic con el ratón (tenerlas mas "a mano"). El número de barras de herramientas visibles es variable, las barras de herramientas también se pueden personalizar. (agregar botones, cambiarlos de posición, eliminar botones que nosotros no utilizamos...)

Las barras de botones que se recomienda inicialmente tener debajo de la de menús desplegables son la Estándar y la de Formato. La primera, la estándar, comienza con un botón que tiene dibujado un folio con el logotipo de OpenOffice.org y la segunda, la de formato, tiene en su zona central los botones que permiten dar forma al contenido de las celdas es decir, formato a los datos introducidos en las celdas: negrita: N, cursiva: K y subrayado: S; formato monetario, disminuir y aumentar decimales...

En la hoja de cálculo entran en juego también una barra de herramientas muy importante denominada Barra de Funciones:

Gestionar barras de herramientas.

Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

Ocultar una barra de herramientas. Desactivar la casilla a la izquierda de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

También puede cerrarse una barra de herramientas pulsando el botón cerrar que aparece cuando la barra no se encuentra acoplada en alguno de los bordes de la ventana.

Mover una barra de herramientas. Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su izquierda del todo, una pequeña línea de puntos discontinuos, desde donde podemos arrastrar dicha barra de botones a otro borde de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve, aparece una flecha cuádruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad de arrastrar en cualquier dirección dicha barra de botones.

A partir de ahí, decir que podemos arrastrarlas (las barras de herramientas) a cualquier posición de la pantalla o bien dejarlas “flotantes” a modo de pequeña ventana por el medio de la pantalla. Si las dejamos flotantes, presentarán una pequeña barra de título, de color gris con el nombre de la barra de herramientas, y desde donde como con todas las ventanas de Windows, podremos desplazarla arrastrando hacia donde queramos incluso “arrimando” a un lateral o zona de la pantalla, “aparcarlas” o fusionarlas debidamente. Comprobamos que se acoplan automáticamente. También podemos variar el tamaño vertical u horizontalmente arrastrando desde sus bordes como cualquier ventana Windows.

Cambiar el tamaño de una barra. Solo se puede hacer con barras flotantes (se ve el título de la barra), bastará con hacer una arrastre sobre el borde de la barra, el puntero del ratón cambia de forma y adquiere la de una doble flecha.

Añadir o quitar botones de una barra de herramientas. En el caso de las barras de herramientas flotantes (como la de la figura anterior), para añadir o eliminar botones, picamos sobre el pequeño triángulo de la esquina derecha de su barra de título. Elegimos la opción botones visibles y se desplegará un cuadro con todos los botones disponibles. Los que aparecen con una marca de verificación significa que están en la barra en cuestión. Para añadir o quitar uno, sólo tenemos que hacer clic sobre él mismo.

La barras de herramientas según su posición pueden ser flotantes o estar fusionadas con los contornos de la ventana de documento. En función de las barras de herramientas visibles y su posición el aspecto de la ventana de Calc puede variar mucho.

La Barra de Funciones.

Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación. En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:

• El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor.
  
• El Botón  sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas funciones.
• El Botón  sirve para insertar la función suma de forma automática.
• A través del botón   podemos iniciar la introducción de una fórmula o función en la celda donde nos encontremos situados.
• El Cuadro de contenido o Línea de entrada, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una fórmula).
  

INGRESO DE DATOS

Podemos introducir los siguientes tipos de datos:

• Numéricos: números, fechas y horas
• Textos: notas aclaratorias, títulos, etc.
• Fórmulas: relacionan los anteriores para producir un resultado.

Para introducir un dato primero debemos situarnos sobre la celda en la que deseemos que aparezca, a continuación escribiremos el dato y para terminar pulsamos ENTER o cualquier tecla de navegación, podemos conseguir el mismo efecto pulsando con el ratón en otra celda o en los símbolos de la barra de fórmulas para aceptar o anular.. Notar que lo que escribamos aparecerá en la celda y en la barra.

Los datos numéricos y los textos no suelen plantear problemas especiales. Sin embargo para horas y fechas es recomendable usar formatos internacionales (para horas HH:MM:SS y para fechas DD.MM.AAAA) , de lo contrario las formulas que operen con estos datos podrían funcionar mal.

Para escribir una fórmula es obligatorio empezar con el signo '='. Si en la fórmula interviene una celda basta con escribir sus coordenadas (columna+fila).Por ejemplo si queremos sumar las celdas A1 y A2 escribiremos =A1+A2.

RANGOS DE DATOS

Un rango de celdas es un grupo de celdas en forma de rectángulo. La forma de nombrarlos es poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha.

Podemos seleccionar un rango arrastrando el ratón desde una celda hasta la que será la esquina diagonalmente opuesta. Si queremos seleccionar una fila o columna podemos hacerlo picando directamente en la etiqueta de dicha fila o columna. Si son varias basta con pulsar sobre la primera y arrastrar. En caso de querer seleccionar toda la hoja podemos pulsar en el rectángulo que queda sobre las etiquetas de filas y columnas.

REFERENCIAS DE CELDAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga títulos, se considera como un rango de datos.
Las referencias absolutas y relativas siempre se ajustan , si se mueve el área referenciada .
Cuando las referencias a las celdas se ajustan al copiar las fórmulas se llaman referencias relativas.
Cuando no queremos que las formulas se ajustan al copiar de una celda a otra para ello, ponemos el carácter $ delante de la referencia a la columna, a la fila, o a ambas , a este tipo de referencias se las llama referencias absolutas
• =SUMA(C2:D2) referencias relativas (cambian)
• =SUMA(C$2:D$2) referencias absolutas (no cambian)